BrAInTime

Alles was du brauchst - in einer App.

Deine Zeit ist jetzt.
In wenigen Minuten bist du startklar.

Einrichten. Loslegen. Durchstarten.

Vom ersten Klick zur vollen Kontrolle.


Tracken. Organisieren. Profitieren.

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Automatisierter Daten-Import via Webhooks

Keine manuelle Pflege nötig: Deine Kunden und Projekte werden automatisch via API über Webhooks importiert.
Wir übernehmen für dich die komplette Konfiguration der Schnittstellen, damit du dich voll auf deine Projekte konzentrieren kannst.

ToDo Liste für deine Einrichtung:

💡 Tipp: Du kannst die obige Liste als Menü verwenden. Klicke einfach auf einen Punkt, um direkt zum jeweiligen Abschnitt zu springen.


📝 Schritt 1: Beta-Registrierung

Klick-Pfad für Beta-Registrierung

  1. Auf der Startseite https://braintime.binarybrains.de/ auf den Button "Kostenlos für Beta anmelden" klicken.
  2. Gültige E-Mail-Adresse in das Anmeldefeld eingeben.
  3. E-Mail-Postfach öffnen und den Bestätigungslink (Double-Opt-In) anklicken.
💡

"Die Nutzung ist in der Beta komplett kostenlos, es ist keine Kreditkarte erforderlich."

Du stimmst den rechtlichen Hinweisen (Datenschutz, AGB, AVV) automatisch zu, wenn du dich zur Beta anmeldest!


📥 Schritt 2: Download & Edge-Installation (PWA)

Klick-Pfad für Microsoft Edge:

  1. Öffne den Microsoft Edge Browser auf Ihrem Gerät.
  2. Rufe die URL https://braintime.binarybrains.app/ auf.
  3. Klicke oben rechts in der Browser-Leiste auf das Symbol:
    Edge Browserleiste
    Download Icon (App-Installations-Symbol)
  4. Bestätige die Installation im erscheinenden Fenster mit "Installieren".
💡

"Nach der Installation kannst du BrAInTime direkt über dein Startmenü oder die Taskleiste öffnen."

⚠️

BrAInTime als perfekter Begleiter: Diese App arbeitet wie ein persönlicher Assistent dezent im Hintergrund. Du kannst das Fenster super auf ein Minimum verkleinern und an die Seite schieben – so hast du deine Zeit, Aufgaben und Notizen immer im Blick, ohne dass es dich beim Arbeiten stört.


🔐 Schritt 3: Masterpasswort einrichten

Beim ersten Login wirst du aufgefordert, ein Masterpasswort zu vergeben. Dieses Passwort ist die zentrale Verschlüsselung für all deine sensiblen Daten.

⚠️

WICHTIG: Niemand außer dir kennt dieses Passwort. Selbst unser Support kann dein Master-Passwort nicht zurücksetzen.

Wenn du es vergisst, sind alle deine gespeicherten Passwörter für immer verloren. Deine Daten können nicht wiederhergestellt werden.


⚙️ Schritt 4: Erste Schritte & Grundeinstellungen

Deinen User bearbeiten

Schritt 1
Klicke oben links auf das runde Benutzericon mit den beiden Buchstaben
(dort stehen vermutlich deine Initialen).
Benutzericon klicken
Schritt 2
Klicke im Menü auf "Settings".
Settings aufrufen
Schritt 3
Wähle unter "Organisation" den Punkt "Users" aus.
(Hier erscheint akutell nur dein Benutzer, du kannst später weitere hinzufügen.)
Users auswählen
Schritt 4
Hier kannst du nun deine Grundeinstellungen (Anzeigename, Position etc.) anpassen und über das Icon ein Tier-Symbol sowie eine Hintergrundfarbe für dein Profil wählen.
Speichere deine änderungen über den blaue Diskettenbutton unten rechts.
Profil bearbeiten
Profil Icon Auswahl

Deine Firma anlegen

Schritt 1
Gehe erneut in die Settings, wähle unter dem Punkt "System" diesmal "General" und dort den Reiter "Company" aus.
General auswählen
Company auswählen
Schritt 2
Hier kannst du den Namen, die Adresse, E-Mail-Adresse und weitere grundlegende Informationen deiner Firma hinterlegen.

📋 Schritt 5: Organisation (Anlegen von Benutzern, Kunden, Projekten, Labels und Kategorien.)

Damit du deine Arbeitszeiterfassung optimal nutzen kannst, müssen zunächst die Mitarbeiter, Projekte, Kategorien und Labels angelegt werden, mit denen du arbeiten möchtest. Hierbei ist es wichtig, dass du bereits bei der Anlage die Struktur deines Unternehmens beachtest. So lassen sich später effizient auswertungen und Analysen erstellen.

💡

WICHTIG: Wenn du über eine Webhook-Schnittstelle verfügst, werden die Kunden und Projekte bereits automatisch in das System importiert. In diesem Fall musst du diese nicht manuell anlegen.

User hinzufügen und bearbeiten

Schritt 1
Gehe in die Settings, wähle den Bereich "Organisation" und klicke dann auf "Users".
Users Navigation
Schritt 2
In der Übersicht werden dir alle bereits angelegten Benutzer (inklusive dir selbst) angezeigt. Klicke auf den blauen Plus-Button unten rechts, um weitere Personen hinzuzufügen.
User hinzufügen Button
Schritt 3
Hier kannst du nun weitere User, Mitarbeitende sowie externe Partner anlegen und verwalten.
User Details anlegen
Schritt 4
Wähle einen User oder dich selbst aus, um die Berechtigungen zu ändern.
User auswählen
Schritt 5
Benutzer-Status verwalten: Hier kannst du den Status des Profils (aktiv/inaktiv) festlegen sowie definieren, ob es sich um einen internen Mitarbeitenden oder einen externen Partner handelt.
Status aktiv/inaktiv
Interner/Externer Mitarbeiter
Schritt 6
Administrator & Master Delete Rechte: Wenn beide Optionen aktiviert sind, erhält der Benutzer uneingeschränkten Zugriff auf alle Einstellungen und Ansichten sowie die Berechtigung, Daten im gesamten System zu löschen.
Administrator und Master Delete Berechtigungen
Schritt 7
Individuelle Berechtigungen: Sind die Administrator-Rechte nicht aktiviert, kannst du für jeden Benutzer einzeln festlegen, welche Bereiche er sehen & bearbeiten und/oder löschen darf.
Individuelle Benutzerberechtigungen
Schritt 8
Urlaubsplanung: Über das Kalender-Symbol kannst du für den jeweiligen Benutzer Urlaube, Krankheitstage oder andere Abwesenheiten eintragen und verwalten.
Urlaubsplanung

Customer hinzufügen und bearbeiten

Schritt 1
Gehe in die Settings, wähle den Bereich "Organisation" und klicke dann auf "Customers".
Customers Navigation
Schritt 2
Klicke auf den blauen Plus-Button unten rechts, um einen neuen Kunden anzulegen.
Keine Kunden vorhanden
Kunden hinzufügen Button
Schritt 3
Kundendaten hinterlegen: Trage hier alle relevanten Informationen deines Kunden ein (z.B. Name, Adresse, Kontaktinfos, Stundensatz) und speichere den neuen Eintrag.
Kundendaten ausfüllen
Schritt 4
Subcustomer anlegen: Falls dein Kunde verschiedene Abteilungen oder Unterfirmen hat, kannst du diese hier separat anlegen.
Subcustomer anlegen

Projekte anlegen

Schritt 1
Gehe in die Settings, wähle den Bereich "Organisation" und klicke dann auf "Project".
Project Navigation
Schritt 2
Klicke auf den blauen Plus-Button unten rechts, um ein neues Projekt anzulegen.
Keine Projekte vorhanden
Projekt hinzufügen Button
Schritt 3
Projektdaten hinterlegen: Trage hier alle relevanten Informationen deines Projekts ein (z.B. Kunde, Name, Beschreibung, Billable, Zeitraum, Meilensteine....) und speichere den neuen Eintrag.
Projektdaten ausfüllen

Labels anlegen

Schritt 1
Gehe in die Settings, wähle den Bereich "Organisation" und klicke dann auf "Label".
Label Settings Navigation
Schritt 2
Klicke auf den blauen Plus-Button unten rechts, um ein neues Label anzulegen.
Keine Labels vorhanden
Neues Label hinzufügen
Schritt 3
Label konfigurieren: Vergib einen passenden Namen für dein Label und wähle ein aussagekräftiges Icon sowie eine Farbe aus, um deine Aufgaben optimal zu strukturieren.
Label konfigurieren
💡
Maximale Flexibilität mit Labels: Du kannst Projekten, Aufgaben (Tasks), Zeiteinträgen und Notizen beliebig viele Labels zuweisen. In der Übersicht werden diese dann übersichtlich mit ihrem jeweiligen Icon und Text dargestellt.
Label Darstellung

Category anlegen

Schritt 1
Gehe in die Settings, wähle den Bereich "Organisation" und klicke dann auf "Category".
Category Settings Navigation
Schritt 2
Klicke auf den blauen Plus-Button unten rechts, um eine neue Kategorie anzulegen.
Keine Kategorien vorhanden
Neue Kategorie hinzufügen
Schritt 3
Kategorie konfigurieren: Vergib einen Namen für deine Kategorie und wähle eine passende Farbe aus.
Kategorie konfigurieren
💡
Kategorien für die visuelle Struktur: Du kannst jedem Projekt, jeder Aufgabe, Notiz oder Arbeitszeit genau eine Kategorie zuweisen. Zur schnellen visuellen Unterscheidung wird die gewählte Kategoriefarbe als farbiger Rahmen um das jeweilige Element angezeigt.
Kategorie Rahmen Darstellung

⚙️⚡ Schritt 6: Erweiterte Einstellungen

Erfahre hier, wie du BrAInTime optimal für dein Unternehmen nutzt:

Navigations Bar Permissions

Schritt 1
Klicke in General Settings oben auf den Reiter Permissions.
Berechtigungen Menü
Schritt 2
Sichtbarkeit umschalten: Hier kannst du individuell festlegen, welche Hauptfunktionen (z.B. Timer, Projekte oder Reporting) in der Navigationsleiste angezeigt werden sollen.
Sichtbarkeit umschalten
Schritt 3
Mitarbeiter-Fokus: Blende nicht benötigte Funktionen für deine Mitarbeiter aus, um eine übersichtliche und einfache Arbeitsumgebung zu schaffen.

Service Reporte

💡
Erfasse zunächst eine Arbeitszeit (Time). Ein Service-Report kann nur auf Basis einer erfassten Zeit erstellt werden.
Schritt 1
Klicke in General Settings oben auf den Reiter Service Reports.
Service Reports Reiter
Schritt 2
Firmenlogo & Texte: Lade als erstes dein Logo hoch, damit deine Reports deinen Firmenstempel tragen.
Du kannst hier auch deinen eigenen Header- und Footer-Text anlegen.
Firmenlogo hochladen
Header und Footer anlegen
Schritt 3
Sichtbarkeit umschalten: Service Reports können nur angelegt werden, wenn der Schalter auf "Enable Service Reports" gestellt wird.
Service Reports aktivieren
Schritt 4
Konfiguration: Hier kannst du deine persönlichen Service Reports individuell konfigurieren und an deine betrieblichen Anforderungen anpassen.
Service Rapporte Konfiguration
  • open_in_new Report wird geöffnet wenn neue Zeit erfasst wird
  • draw Unterschrift auf Report obligatorisch
  • inventory_2 verbrauchtes Material erfassen
  • local_shipping Fahrtzeit und Distanz erfassen
  • add_box Individuelle Informationen (Was du brauchst)
  • notes Beschreibung der erfassten Zeit hinzufügen
  • table_chart Liste der erfassten Zeiten anzeigen
Preview eines beispiel Reports
Hier siehst du eine Vorschau, wie deine Service Reports aussehen könnten.
Report a Report b pdfReport Bericht

Automatisierter Daten-Import & Webhooks

api Full REST API

Zugriff auf alle Ressourcen – Projekte, Kunden, Zeiteinträge – über standardisierte Endpunkte. Integrieren Sie BrAInTime nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur: Buchhaltungssoftware, CI/CD-Pipelines oder eigene Dashboards. JSON-basiert, tokengesichert und vollständig dokumentiert.

Link zur API Doku: https://braintimeapi.binarybrains.app/swagger/index.html

bolt Realtime Webhooks

Kein Polling, kein manuelles Abfragen. BrAInTime sendet bei jedem relevanten Ereignis automatisch eine HTTP-Anfrage an Ihren Endpoint – in Millisekunden. Definieren Sie pro Event-Typ eigene Ziel-URLs und halten Sie Ihre Systeme immer synchron.

Die Webhook-Schnittstelle ermöglicht es dir, Kunden- und Projektdaten vollautomatisch aus deinen bestehenden Systemen in BrAInTime zu importieren. Dies spart Zeit und verhindert manuelle Erfassungsfehler.

Schritt 1
Wähle unter "System" den Punkt "Webhooks" aus.
Webhook Einstellungen
Schritt 2
Klicke auf den blauen Plus-Button unten rechts, um eine neue Kategorie anzulegen.
Keine Webhooks vorhanden
Webhook anlegen Button
Schritt 3
Lege deine Webhooks an.
Webhook anlegen Details
💡
Lass dir von uns helfen: Schicke uns einfach eine Supportanfrage, wenn du Unterstützung bei der Einrichtung deiner Webhooks benötigst.

Task Description

In der Task-Detailansicht kannst du alle relevanten Informationen zu einer Aufgabe hinterlegen. Neben der eigentlichen Beschreibung kannst du Meilensteine setzen, Verantwortlichkeiten festlegen und den zeitlichen Rahmen definieren.

Task Description Details

🚀 Schritt 7: Jetzt geht's los! – Funktionen im Praxiseinsatz

Nachdem du nun die Grundlagen geschaffen hast, zeigen wir dir hier, wie du BrAInTime im Arbeitsalltag effektiv nutzt und welche Funktionen dir zur Verfügung stehen.

💡 Interaktive Entdeckung: Fahre mit der Maus über die verschiedenen Bereiche der Dashboard-Bilder oder klicke darauf, um direkt im Bild detaillierte Erklärungen und Tipps zu den einzelnen Funktionen zu erhalten.

Arbeitszeiterfassung (Timer)

Der Timer ist das Herzstück von BrAInTime. Hier erfasst du deine Arbeitszeiten intuitiv und behältst stets den Überblick.

BrAInTime Timer Dashboard
Hier können neue Aufgaben, Notizen und Passwörter angelegt werden
Hier kommst du zu deinen Profil Einstellungen und kannst dich ausloggen
Aktiv laufende Zeit: Verwalte hier deine aktuelle Aufnahme in Echtzeit. Du kannst Kunden, Projekte und Meilensteine zuordnen, Labels sowie Kategorien vergeben und den Abrechnungsstatus festlegen. Zudem lässt sich die Zeit hier jederzeit stoppen oder verwerfen.
Favoriten: Hier werden deine favorisierten Kunden angezeigt. Du kannst direkt eine Aufgabe, Notiz oder ein Passwort für diesen Kunden anlegen oder sofort eine neue Zeiterfassung starten.
Gesamtzeit heute: Behalte deine Tagesleistung im Blick. Hier siehst du live deine gesamte heute erfasste Arbeitszeit, die sich automatisch mit jeder aktiven Aufnahme aktualisiert.
Verlauf & Berichte: Hier hast du vollen Einblick in deine Zeithistorie und kannst alle bisherigen Erfassungen nachverfolgen. Nutze den Kalender für spezifische Datumsbereiche oder filtere gezielt nach Benutzern, Kunden, Projekten und Status. Wenn du oben den Reiter 'Service Raport' wählst, gelangst du direkt zur Übersicht deiner erstellten Serviceberichte.
Recent Activity: Verwalte hier deine bereits erfassten Zeiten. Du kannst Einträge jederzeit bearbeiten, löschen oder als Basis für eine neue Aufnahme nutzen. Setze den Status auf 'offen' oder 'geschlossen', erstelle direkt einen Servicebericht und passe Labels, Kategorien sowie die Abrechenbarkeit flexibel an.
Manuelle Zeiterfassung: Erfasse hier deine Zeiten nachträglich – entweder präzise von-bis oder einfach nach Dauer. Ergänze wichtige Details wie Kunde, Projekt und Meilenstein. Zudem kannst du direkt festlegen, ob die Zeit abrechenbar ist und ob automatisch ein Servicebericht erstellt werden soll.
Live-Zeiterfassung starten: Mit einem Klick startest du sofort die Zeitaufnahme für deine aktuelle Tätigkeit. Du kannst direkt Kunde, Projekt und Meilenstein auswählen sowie Labels, Kategorien und den Abrechnungsstatus (billable) festlegen.
Add Time Details Start Timer Details History Details

Tasks

Behalte alle Aufgaben und Meilensteine deines Projekts im Griff. Hier kannst du Aufgaben erstellen, zuweisen und den Fortschritt verfolgen.

BrAInTime Task Seite
Task Edit Details Task New Details
Filterfunktionen: Grenze deine Ansicht präzise ein. Du kannst die Aufgabenliste nach Kunde, Kategorie, zugewiesenem Benutzer oder dem aktuellen Status filtern.
Einstellungen & Aktualisierung: Über das Zahnrad gelangst du direkt in die Einstellungen. Mit dem Refresh-Button kannst du die Ansicht jederzeit manuell auf den neuesten Stand bringen.
Aufgaben-Übersicht: Hier siehst du alle anstehenden Tasks auf einen Blick. Durch die Zuweisung von Labels, Kategorien und Firmen behältst du eine klare Struktur.

💡 Tipp: Klicke auf diesen Bereich, um die Bearbeitungsansicht direkt hier auszuprobieren!
Bearbeitungsmodus: Hier kannst du alle Details der Aufgabe bearbeiten, Verantwortliche zuweisen und Zeiten verwalten.
Neue Aufgabe: Hier kannst du neue Aufgaben erstellen. Im oberen Bereich legst du Kunden, Projekte, Labels, Kategorien und Fälligkeitsdatum fest. Zudem kannst du über das Farbrollen-Symbol das Design deines Textes individuell anpassen und wichtiges hervorheben.

Notizen

Halte wichtige Gedanken, Protokolle oder Informationen fest. Die Notiz-Funktion ermöglicht es dir, Informationen schnell zu strukturieren und sicher abzuspeichern.

BrAInTime Notiz Seite
Note Edit Details Add Note Details
Filterfunktionen: Nutze diese Icons, um deine Notizen gezielt nach Kunden, Kategorien oder Erstellern zu filtern.
Einstellungen & Aktualisierung: Über das Zahnrad gelangst du direkt in die Einstellungen. Mit dem Refresh-Button kannst du die Ansicht jederzeit manuell auf den neuesten Stand bringen.
Notiz-Übersicht: Hier siehst du alle Notizen in einer Übersicht. Durch die Zuweisung von Labels, Kategorien und Firmen behältst du eine klare Struktur.

💡 Tipp: Klicke auf diesen Bereich, um die Bearbeitungsansicht direkt hier auszuprobieren!
Detailansicht: Lese den kompletten Inhalt deiner Notiz und bearbeite ihn.

💡 Tipp: Hier kannst du deine Gedanken direkt strukturieren!
Neue Notiz: Hier kannst du neue Notizen erstellen. Im oberen Bereich legst du Kunden, Projekte, Labels und Kategorien fest. Zudem kannst du über das Farbrollen-Symbol das Design deines Textes individuell anpassen und wichtiges hervorheben.

Passwörter

Verwalte deine Passwörter sicher und zentral in BrAInTime. Die Passwort-Funktion ermöglicht es dir, Zugangsdaten strukturiert abzuspeichern und bei Bedarf schnell abzurufen.

BrAInTime Passwort Tresor
Password Edit Details Passwort Tresor Locked New Password Details
Filterfunktionen: Grenze deine Ansicht nach Kategorien ein, um schnell die richtigen Zugangsdaten zu finden.
Einstellungen & Aktualisierung: Über das Zahnrad gelangst du direkt in die Einstellungen. Mit dem Refresh-Button kannst du die Ansicht jederzeit manuell auf den neuesten Stand bringen.
Passwort-Übersicht: Deine Zugangsdaten sind hier sicher hinterlegt. Du siehst sofort die zugehörigen Firmen und Kategorien.

💡 Tipp: Klicke auf ein Passwort, um es zu bearbeiten!
Bearbeitungsmodus: Hier kannst du Passwörter anpassen, Benutzernamen ändern oder neue Kategorien zuweisen.
Passwort-Tresor: Um deine Daten sicher zu schützen, musst du nach Neuanmeldung oder abgelaufener Sitzung hier erneut dein Master-Passwort eingeben.

Hinweis: Achtung, dein Master-Passwort wird nicht mitgeändert, wenn du dein User-Passwort änderst.
Neues Passwort: Lege einen neuen Eintrag in deinem Tresor an.

Projekte

Behalte den Überblick über deine Projekte. Verwalte Projektphasen, Budgets und Zuständigkeiten direkt in der Übersicht.

BrAInTime Projekte
Project Details New Project Plan
Filter: Filtere nach Projektstatus, Kunden oder Labels.
Einstellungen & Aktualisierung: Über das Zahnrad gelangst du direkt in die Einstellungen. Mit dem Refresh-Button kannst du die Ansicht jederzeit manuell auf den neuesten Stand bringen.
Projektübersicht: Hier siehst du alle laufenden Projekte.

💡 Tipp: Klicke auf ein Projekt für Details!
Projektdetails: Hier findest du alle Informationen zu deinem Projekt. Projektbeschreibung, Meilensteine, Budgets, Timelines und Netzplan.

Du kannst Projekte nur in den Einstellungen oder über den unteren blauen Button bearbeiten, wenn du die Berechtigung dafür hast.
Neues Projekt: Erstelle einen Projektplan und lege die Struktur fest. Formuliere einen aussagekräftigen Namen und lege eine Beschreibung für das Projekt an. Wähle einen Zeitraum aus und kreiere passende Meilensteine. Zudem kannst du über das Farbrollen-Symbol das Design deines Textes individuell anpassen und Wichtiges hervorheben. Wähle aus, ob das Projekt abrechenbar und aktiv ist.

⚠️ Hinweis: Dies ist nur möglich, wenn du die Berechtigung zum Erstellen eines neuen Projekts besitzt. Du gelangst zuerst auf eine Projektübersichtsseite.

Kunden

Verwalte deinen Kundenstamm zentral. Hinterlege Ansprechpartner, Adressen und spezifische Konditionen.

BrAInTime Kunden
Customer Details Customer Settings
Filter: Filtere nach Region, Kundenstatus oder Labels.
Einstellungen & Aktualisierung: Über das Zahnrad gelangst du direkt in die Einstellungen. Mit dem Refresh-Button kannst du die Ansicht jederzeit manuell auf den neuesten Stand bringen.
Kundenübersicht: Hier siehst du deinen gesamten Kundenstamm.

💡 Tipp: Klicke auf einen Kunden für Details!
Kunden-Details: Bearbeite Adressdaten, Ansprechpartner und spezifische Kundenkonditionen im Detail.
Neuer Kunde: Lege einen neuen Kunden an. Du kannst Firmennamen, Kontaktinfos und spezifische Labels direkt hinterlegen.

Analytics / Reporting

Nutze datengestützte Einblicke, um deine Performance zu optimieren. Der Analytics-Bereich ermöglicht es dir, Service-Reports zu erstellen, Arbeitszeiten auszuwerten und detaillierte Statistiken über Projekte und Kunden zu visualisieren.

BrAInTime Reporting
New Report Settings
Kalender: Der Kalender ermöglicht dir eine Filterung über einen bestimmten Zeitraum.
Einstellungen & Aktualisierung: Über das Zahnrad gelangst du direkt in die Einstellungen. Mit dem Refresh-Button kannst du die Ansicht jederzeit manuell auf den neuesten Stand bringen.
Reporting: Hier siehst du alle generierten Reports im Überblick.
Neuer Report: Erstelle einen neuen Service-Report oder konfiguriere die automatische Berichterstellung.